仕事で溢れている営業マンのタスク管理方法

IT

営業マンの仕事はどれだけ多くの案件を同時に処理できるかにかかっていると思うのですが、僕がやっているようなIT・SIの仕事って一つの案件がすぐに終わるということはほとんどありません。気が付けば期限の迫っている案件ばかりという状況もしばしばあります。今回は僕が実際にやって効果が出ているタスク管理について紹介したいと思います。

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期限を守ることの重要性とタスク管理

世の中の仕事にはだいたい期限があります。というか期限のないものは仕事ではないと思います。この「期限を守れること」が仕事をする上での最低限のラインとなります。
ところが現代のビジネスシーンではひとりひとりが抱える仕事の量は膨大であり、期限を守られないことも多々あります。期限を守れない人は仕事ができない人の烙印を押され、営業マンなら次の仕事は取れないと思ったほうがいいでしょう。

かくいう自分もかつては溢れかえる仕事に頭を抱え、期限を守れずに社内外から何やかんやと言われていたこともありました。今では自分なりにタスク管理をすることでかなり改善できているように思います。タスクを管理するというのは、たとえ営業マンでもとても重要なのです。

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四象限でのタスク管理表を活用する

僕がやっているタスク管理はタスクを四象限にわけるというものです。

このタスク管理表を作って日々の仕事を回すことで、目の前の仕事だけに追われるということはかなり改善されるようになってきたように思います。

4象限は左上から

  1. 重要&すぐやること
  2. 通常&すぐやること
  3. 重要&時間のあるもの
  4. 通常&時間のあるもの

という風に分けて管理しています。また、それぞれにToDo、期限、次のアクション、を設けています。
以下ではそれぞれについて補足していきます。

重要&すぐやること

ここには業務への影響度が高く、かつ期限が迫っているものを書き込みます。
影響度というのは自分の業績や評価にどれだけインパクトがありそうかを基準にします。大口顧客との商談、上司からの依頼、ビッグPJの提案などです。その仕事が会社にとってどれだけ重要か、それをこなすことで自分の評価がどれだけあがるか、あるいは下がるかを考慮して重要度を決めます。
次にその仕事をすぐにやるかどうかの判断は、直近数日内にタスク完了させる必要があるかどうかです。しかし、これはタスク単位で考える必要がありますが、詳細は後述したいと思います。

通常&すぐやること

ここには業務影響度は少ないけどすぐやる必要があることを書きます。
ついでに調べといてほしいといわれたようなことなど、インパクトはないけどサッとやる必要があるものです。すぐにすることで相手が喜ぶようなこと、自分の株があがるようなことです。例えば相手の誕生日や記念日にメッセージをおくる、なんかもあてはまります。
もしくは社内での人事申請とかもそうかもしれません。

重要&時間のあるもの

ここはすぐにする必要はないけどインパクトの大きいものを書きます。
中長期の営業戦略の作成や自分の将来プランなど長期的な視点が必要なものです。
あるいは半年後に実現するべきプランなどです。社員旅行の準備、セミナーの段取りなどもそうですね。

通常&時間のあるもの

ここは最悪ロストしてもいいものを書きます。
どうでも良い依頼、自分にメリットのない仕事、できれば期限通りにするのが望ましいができたからといって特に評価も業績もあがらないものです。
例えば他社のセミナーへの参加依頼、接待要素のない飲み会などです。

こうやってタスクを書き出すことで今日自分がやるべきことは何か、を明確することで溢れそうな仕事をこなしていくことができるようになります。

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重要度とすぐやるかどうかの決定要因

重要度はこうやって決める

ここは自分にとってどんなインパクトがあるかどうかで決めます。営業なら業績にどう影響するか、評価がどう変わるかです。
業績という視点では、大きなプロジェクトや重要顧客の依頼、確実に受注するべき案件かどうかです。
評価という視点では、上司からの依頼かどうかです。特に直属の上司からの依頼はすべて重要案件としてとらえたほうが良いでしょうね。

すぐやるかどうかの決定要因

たとえばあるプロジェクトの提案が1か月後にあったとして、この仕事の期限を1か月後に設定すると100%アウトです。提案するにあたり必要なタスクを洗い出して、それぞれについて期限を設けていく必要があります。提案書の作成にどれだけ日数がかかるか、社内の承認にどれだけ時間がかかるか、外部仕入れがある場合はそのタイムラグも考えないといけません。そのうえで、まず初めにするべきタスクをいつまでにやるか、が決まります。つまり、その仕事のゴール=期限というわけではないのです。
また、上司からの指示かどうかも重要な決定要因です。指示命令している人が偉い人であるほどすぐにやらないといけません。なぜならその間にいる課長、部長、次長なんかも絡んでくるからです。たとえ社長の指示だとしても彼らとの調整をすっ飛ばしているとあとで痛い目にあうからです。

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営業マンといえどもタスク管理は大事

SEや商品開発の人はプロジェクトをタスク単位に分解するのはまあ普通にやっていると思います。
でも営業マンはどうでしょう。もしかしたら手帳に書き込んで終わり、なんて人も多いのではないでしょうか。
もしそれで仕事が溢れてるようであれば、ご紹介した方法をやってみてくださいね。
きっと何かしらの効果はあると思いますよ。

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